Mi teszi a jó rendezvényhelyszínt? 4 szempont, aminek érdemes megfelelnie

1. Legyen kellően nagy!

Egy zsúfolt rendezvényhelyszín teljesen tönkre teheti a résztvevők élményét, hiszen szó szerint fojtogatónak fogják érezni a megjelenők. Éppen ezért fontos, hogy pontosan felmérd az érkezők számát, és kellően nagyméretű szabadtéri rendezvényhelyszín vagy konferenciaterem mellett tedd le a voksod. Szerencsére a modern konferencia központok minden fontos részletet feltüntetnek a weboldalukon, így gyorsan megtalálhatod a méretben is megfelelő helyszínt.

Inkább számíts több emberre, mint kevesebbre. Ugyanis néhány extra szék, asztal és stand bérlése még mindig jobb választás, mintha valakiknek nem jutna hely, és végig állniuk kéne a rendezvényen. Ha nem kötöd előzetes regisztrációhoz a részvételi lehetőséget, akkor legalább 10%-kal számolj több résztvevővel, így biztosan nem fogsz abba a csapdába esni, hogy egy mindenki számára kényelmetlen “heringpartit” szervezel.

2. Biztosítson minden technikai eszközt!

Járj utána alaposan, hogy konkrétan milyen technikai felszerelés vár Rád és csapatodra a helyszínen. Ne csak azt kérdezd meg, hogy van-e mikrofon, hangszóró és projektor, hanem azt is, hogy milyen típusúak ezek az eszközök.

Soha ne bízd a véletlenre a technikát, hiszen igazán presztízs romboló, ha csak a helyszínen derül ki, hogy a hangszórók gyenge teljesítménye miatt a hátsó sorokban ülők szinte semmit nem hallanak, vagy éppen a projektor túl kicsi, és távcsővel kéne érkezni a megjelenített tartalmak elolvasásához.

Ha pedig valami hiányzik, akkor még idejében, könnyedén pótolhatod. A lényeg, hogy ne érd be annyival, hogy “minden szükséges felszerelést biztosít” a rendezvényhelyszín, hanem derítsd ki a pontos részleteket is.

TIPP: Mindig tarts főpróbát legalább 1 nappal a rendezvény kezdete előtt. Teszteld a projektorok minőségét, ellenőrizd a mikrofonok hangzását és a hangszórók hangerejét is. Így mindenről meggyőződhetsz, hogy rendben van-e, és nyugodt szívvel vághatsz bele a nagy napba.

3. Legyen könnyen megközelíthető!

Korántsem mindegy, hogy a vendégeknek csupán fél órát kell utazniuk, vagy akár több száz kilométert kell megtenniük a rendezvényen való részvételhez. Ha Magyarországon lesz a rendezvényed, akkor egy budapesti helyszínnel nem igazán lőhetsz mellé, hiszen így az ország legtávolabbi részeiből is körülbelül mindenkinek ugyanannyit szükséges majd utaznia.

Mérd fel előzetesen kérdőív segítségével, hogy ki honnan érkezne a rendezvényre. Így máris könnyebben megtalálhatod az ideális helyszínt, hogy a lehető legtöbb jelentkező számára könnyű legyen az utazás megtervezése, illetve gyorsan odaérjenek.

TIPP: Érdemes az autópályához közeli helyszínek közül válogatni, hogy még a távolról érkezőknek se kelljen hosszasan bolyongani a településre érve a helyszín megtalálásához.

4. Álljon összhangban a rendezvény színvonalával!

Amikor az érkezők meglátják a rendezvényed helyszínét, azt kell érezniük, hogy igazán színvonalas helyre jöttek. Akár kisebb szabadtéri helyszínek vagy hatalmas konferencia központok között válogatsz, válaszd a lehető legigényesebb megjelenésű helyet. Így kiválóan építheted a branded, és a résztvevők sokkal szívesebben osztanak majd meg képeket a napjukról a közösségi médiában, hiszen igazán mutatós helyen járnak.

Dobd fel a helyszín hangulatát különböző standokkal és dekorációs elemekkel is, hogy már a fogadás pillanatában elnyerd a résztvevők tetszését. Akár welcome drinkekkel és mini szendvicsekkel is várhatod őket, hogy az út közben megszomjazott és megéhezett vendégeknek is kedveskedj. Tegyél meg mindent a résztvevők kényelméért és jóllétéért, hogy legközelebb is szívesen jöjjenek.

Ha az ideális rendezvényhelyszín keresésekor odafigyelsz a fenti 4 szempontra, máris rengeteget tettél a sikerért. Készülj fel alaposan a célközönséged igényeivel és létszámával kapcsolatban, hogy még csak véletlenül se érjenek kellemetlen meglepetések a rendezvény napján. Ha pedig egyáltalán nem szeretnéd a véletlenre bízni a rendezvényed minőségét, kérd profi rendezvényszervező csapat segítségét, akik A-tól Z-ig segítenek az esemény lebonyolításában!